Жизнеобеспечение офиса что включает в себя
Перейти к содержимому

Жизнеобеспечение офиса что включает в себя

  • автор:

Жизнеобеспечение офиса что включает в себя

Должностная инструкция офис-менеджера

1. Общие положения
1.1. Главной задачей офис-менеджера является организационно-техническое обеспечение деятельности компании.
1.2. Цель — обеспечение условий для бесперебойной и эффективной работы сотрудников, благоприятной обстановки и комфорта в офисе, поддержание благоприятного психологического климата, поддержание имиджа Компании.
1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется ассистенту генерального директора.
1.4. Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.
1.5. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется: действующими законодательными актами РФ, Уставом предприятия, Правилами внутреннего распорядка, Руководством для сотрудников офиса, Положениями о функциональных службах (структурных подразделениях) общества, приказами (указаниями) Генерального директора, нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства.
1.6. На время отсутствия офис-менеджера на рабочем месте входящие звонки переадресовываются на дневного/вечернего секретаря.
1.7. Во время длительного отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет сотрудник, назначенный Генеральным директором, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.

Требования к внешнему виду
— Деловой стиль в одежде (в соответствии с (в соответствии с Руководство для сотрудников офиса компании «Ронова Клининг»)
— Ухоженные волосы, наличие прически
— Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж, отсутствие макияжа)
— Ухоженные руки, наличие нейтральных тонов лака на ногтях

2. Функциональные обязанности
2.1. Прием заявок от работников офиса\склада и приобретение всех необходимых для жизнедеятельности офиса предметов и материалов:
— канцелярских товаров
— аптечка
— необходимой мебели и других предметов интерьера
— моющих средств и материалов, требуемых для уборки помещений (согласно расчета нормы потребления)
2.2. А также самостоятельное приобретение указанных в п. 2.1. товаров при необходимости для нужд офиса.
2.3. Контроль приобретения и учет офисной техники.
2.4. Организация и контроль ежедневной уборки офисных помещений, включая:
2.4.1. разработку рабочих инструкций для горничных (дневной и ночной смен);
2.4.2. ежедневную проверку и прием выполненных работ по уборке помещений по чек-листу;
2.4.3. контроль за соблюдением горничными трудовой дисциплины;
2.4.4. регулярную выдачу моющих средств и других материалов для уборки помещений и контроль за их использованием;
2.4.5. учет рабочего времени;
2.5. Организация и контроль работы курьеров:
2.5.1. разработку рабочих инструкций для курьеров и секретарей, взаимодействующих с курьерами;
2.5.2. ведение «Журнала учета заявок на курьера»;
2.5.3. ежедневную проверку выполнения курьерской доставки, занесение информации о доставке в «Журнал учета заявок на курьера»;
2.5.4. учет рабочего времени, расчет заработной платы курьерам на основании «Журнала учета заявок на курьера»;
2.5.5. контроль соблюдения курьерами трудовой дисциплины (аккуратный внешний вид, отсутствие внешних признаков алкогольного/ наркотического опьянения);
2.6. Организация склада временного хранения необходимых запасов по жизнеобеспечению офиса:
2.6.1. канцелярские товары первой необходимости;
2.6.2. моющие средства, расходные материалы.
2.7. Обеспечение безопасности в офисе:
2.7.1. организация централизованной и внутренней охраны офисных помещений;
2.7.2. установка и контроль за состоянием системы противопожарной безопасности, электробезопасности (совместно с отделом IT);
2.7.3. разработка и доведение до работников офиса инструкций по противопожарной безопасности (совместно с инженером по технике безопасности).
2.8. Контроль за работой секретарей, учет рабочего времени, организация работы секретарей по решению вопросов командировок сотрудников (выбор агента и заключение договора по доставке билетов, оформлению виз, приглашений, бронирование отелей и т.д.)
2.9. Контроль за состоянием и организация проведения ремонтных работ в офисных помещениях, организация работы завхоза, учет рабочего времени завхоза.
2.10. Контроль за использованием мебели и ее ремонт.
2.11. Учет использования канцелярских товаров.
2.12. Проведение регулярных инвентаризаций имущества офиса 1 раз в год.
2.13. Ведение учетных карточек по ценному имуществу офиса.
2.14. Ведение текущего учета поступления, распределения, списания канцелярских и иных товаров, приобретаемых для нужд офиса.
2.15. Анализ и рациональная организация потребления канцелярских товаров и других предметов, материалов, необходимых для обеспечения офиса, меры по экономному использованию средств компании.
2.16. Маркетинг в отношении всех приобретаемых для нужд офиса товаров и услуг.
2.17. Текущее взаимодействие с арендатором офисных помещений.
2.18. Оплата за телефонную мобильную связь.
2.19. Контроль за работой охраны.
2.20. Составление и защита ежемесячного бюджета по закупкам.
2.21. Планирование закупок и проведения ремонтных работ.
2.22. Организация архивов.

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда, иные рациональные предложения.
3.2. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда).
3.3. Пользования утвержденными Генеральным директором Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами, регламентирующими работу офис-менеджера.
3.4. Информировать непосредственное руководство о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в работе.
3.5. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей структурных подразделений и др. сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Получать от руководства или должностных лиц Общества информацию, материально-технические и иные средства, необходимые для осуществления своих функциональных обязанностей.
3.7. Требовать от Руководителей подразделений информации по оформлению подписки на печатные издания
3.8. Требовать от любого сотрудника офиса заявку на направление курьера не позднее, чем за 24 часа до срока исполнения задания.
4. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
4.2. За не использование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.
4.3. За не соблюдение законодательства РФ, Инструкций, приказов, распоряжений, Правил и др. документов, регулирующих работу секретаря.
4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.
4.6. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы.
4.7. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.
4.8. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

5. Взаимодействие с подразделениями (отделами), должностными лицами
5.1. Офис-менеджер взаимодействует со следующими функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами Компании:
— административный отдел;
— бухгалтерия;
— отдел логистики;
— отдел персонала.

С инструкцией ознакомлен, согласен, экземпляр на руки получил

____________________________(___________________________)
подпись Ф.И.О.
«________»________________200___г. ———————

Кто такой «Управляющий офиса», и зачем он нужен? Обслуживание офиса от «А» до «Я»

обслуживание офисов, управляющий офиса, специалист АХО

Не секрет, что бизнес — это та область деятельности, где кадры решают всё. Привлекая на работу лучших из лучших, вы выводите свой бизнес на новый уровень, создаете ему условия для процветания.

Ведущие компании мира знают, что для того, чтобы их сотрудники работали с полной отдачей, нужно создать для них идеальную рабочую среду, место, куда спешишь попасть утром, и откуда не хочется возвращаться в конце рабочего дня.

Управляющий офиса и есть тот волшебник, который создаёт нужную атмосферу в компании.

Посещая офисы разных компаний, вы наверняка испытывали разные ощущения в связи с этим местом. Где-то вам было уютно, а откуда-то ноги сами просились прочь. В немалой степени, такая обстановка — заслуга управляющего офиса.

Управляющий офиса, или, в уже прижившейся у нас в стране терминологии, специалист АХО, это сотрудник, который отвечает за «жизнеобеспечение» всех систем офиса — от выдачи пропуска до заключения договора на обслуживание интернета или договора с клининговой компанией. Спектр обязанностей управляющего офиса весьма широк. В его каждодневный список дел входят самые разнообразные задачи.

Обязанности в управлении обслуживанием офиса

Обычно список задач управляющего офисом включает, но не исчерпывается, следующие вопросы:

  • Подготовкой всей необходимой информации, документов для работы, заключением договоров технического обслуживания, организацией проведения ремонтных, профилактических работ, связанных с жизнеобеспечением и обслуживанием офиса, оформлением и выдачей пропусков, разрешений, доверенностей.
  • Организацией проведения ремонтных работ, текущего обслуживания техники и устройств офиса, поиском подрядчиков для проведения таких работ и анализом оптимальных расценок на соответствующие услуги.
  • Разработкой «кодекса поведения» в офисе, контроль за соблюдением правил поведения в нем.
  • Организацией и обеспечением работы секретарей, операторов, водителей, курьеров, уборщиков.
  • Ведением бюджета расходов на офисные нужды, обеспечением необходимыми для работы канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями.
  • Хранением материальных ценностей и контролем за их выдачей и распределением.
  • Определением порядка получения товарно-материальных ценностей, назначением материально ответственных лиц.
  • Организацией встреч, переговоров.
  • Координацией делопроизводства.
  • Проведением инвентаризации.
  • Помощью сотрудникам в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
  • Предупреждением и разрешением конфликтных ситуаций.

Управляющий офиса — это тот редкий человек в компании, который взаимодействует с сотрудниками на всех уровнях, от руководства до работников самого последнего уровня, практически каждый день.

Какими же чертами должен обладать хороший управляющий офисом?

Первое, и самое главное, — это гибкость.

Гибкость — это свойство адаптироваться под любые возникающие задачи. У управляющего офисом таких разноплановых задач очень много, и в каждой он должен уметь быстро и компетентно разобраться, в постоянно меняющихся условиях находить правильное решение, выбирать из них оптимальное.

У управляющего офисом нет типичного «распорядка дня». Сейчас он организует ремонт сломавшегося копира, а через два часа нужно организовать встречу на 200 персон в отеле. Так что для управляющего офисом, не существует понятия «обычный день на работе».

Второе качество — это высокая степень самоорганизации.

Людям, не способным планировать свой день, нет места на этой работе. Хороший управляющий офисом не только ведет календарь задач, но и оценивает свой уровень выполнения задач, работает над совершенствованием себя и оптимизирует график.

Третья черта хорошего управляющего офисом — это его доступность: как физически, так и ментально.

На эту роль подойдет приятный, общительный человек, к которому нет страха обратиться по поводу возникшей проблемы, и до которого всегда можно дозвониться либо связаться с ним иным всем известным способом. Управляющий офисом – это сотрудник, который вызывает всеобщее доверие.

Четвертое качество идеального управляющего офиса — безусловный оптимизм и жизнелюбие, доброе отношение к миру.

Управляющий офисом может быть первым человеком, который встречает вас в офисе. А встречают не только «по одежке», но и по естественной, радушной улыбке, которая должна быть надета в дополнение к этой «одежке». Только так вы заставите гостя офиса чувствовать, что вы к нему расположены и настроены на успешное сотрудничество. Подавленный хмурый вид управляющего офисом, его безмолвие или занудство с порога, могут отпугнуть вашего потенциального клиента или партнера, который подумает, что в вашей компании не всё в порядке.

Пятое — креативность.

Креативность рождает успех, это общеизвестно. Управляющий офисом время от времени должен воодушевлять сотрудников «креативить» для общей пользы, либо решать какие-то творческие задачи время от времени самостоятельно по поручению руководства или из личной инициативы.

Например, это может быть задача провести редизайн переговорной. Вопрос о том, насколько обстановка в офисе влияет на успешность работы сотрудников в целом, это отдельная большая тема, но безусловно, в сферу влияния управляющего офисом входит задача создания креативной среды для сотрудников.

Шестое нужное качество хорошего управляющего офисом — способность говорить «нет».

Вы не можете удовлетворить запросы всех и сразу насчет любой мелочи, которая может понадобиться. Если управляющий начинает отвечать на любой самый ничтожный запрос, он рано или поздно будет погребен под ворохом возросших задач, с которыми уже не в состоянии будет в одиночку справиться.

Каждый день к управляющему офисом будут обращаться за решением сотни вопросов. Иногда нужно дать сотруднику понять, что решение его проблемы второстепенно либо вовсе невозможно, но сделать это твёрдо и в уважительной, понятной сотруднику форме.

Седьмая необходимая черта в нашем списке — здоровая уверенность в себе, твердость.

Управляющему офисом нужно взаимодействовать с руководством компании по поводу решения целого ряда задач. Поэтому он должен быть достаточно уверен в себе, чтобы обращаться к руководству, чтобы обсудить предложения, обозначить возникшие проблемы, предложить свои решения.

Восьмое — это хорошие манеры.

Их отсутствие может запомниться вашему посетителю надолго. Вряд ли кому-либо захочется обращаться к управляющему офисом, если он способен нагрубить или вести себя вызывающе, бестактно или невнимательно по отношению к гостям офиса, сотрудникам или коллегам.

Хорошие манеры, впрочем, являются крайне желательным качеством для сотрудников любой уровня и любой профессиональной принадлежности. Ведь именно созданный ими фундамент взаимного уважения создает фон для роста успеха любого начинания, а отсутствие такой среды способно расстроить любой, даже самый звездный, коллектив.

Полезная рассылка по технической эксплуатации зданий

Каждую неделю совместно с техническим отделом мы готовим полезный практический материал для своих клиентов. Примеры наших писем.

Офис-менеджер

Исследовательский центр портала SuperJob.ru в августе 2008 года изучил предложения работодателей и ожидания претендентов на позицию «Офис-менеджер» в 9 городах России.

Основной обязанностью офис-менеджера является обеспечение жизнедеятельности офиса: от заказа канцтоваров и поддержания в исправности оргтехники и хозяйственного оборудования до организации питания сотрудников. Офис-менеджер контролирует работу технического персонала, секретариата и курьерской службы, организует встречи посетителей, совещания и переговоры. Помимо этих функций, на офис-менеджеров часто возлагают ответственность за прием и распределение телефонных звонков, а также обработку корреспонденции. Такие специалисты участвуют также в организации служебных поездок, командировок и корпоративных мероприятий, отвечают за организацию делопроизводства и формируют бюджет расходов на офисные нужды. Нередко российские работодатели обременяют офис-менеджеров дополнительными обязанностями, например, поручают им ведение кадрового делопроизводства и/или первичной бухгалтерской документации.

Средняя зарплата московских офис-менеджеров составляет 27000 руб., на каждую вакансию в столице приходится 6 кандидатов. В Санкт-Петербурге представители этой профессии получают около 20000 руб. в месяц, на одно свободное рабочее место здесь претендует 14 соискателей. В Екатеринбурге и Новосибирске средняя зарплата офис-менеджеров равна 15000 руб., на каждую вакантную должность в этих городах приходится примерно по 8 кандидатов. Данные по другим городам, принимавшим участие в исследовании, представлены ниже (см. таблицы).

Попробовать себя в качестве офис-менеджера может любой желающий, достаточно владеть ПК на уровне пользователя и знать основы делопроизводства. Требования к образованию кандидатов очень лояльны: с успехом может трудоустроиться как выпускник вуза, так и соискатель, имеющий лишь аттестат об окончании 9 классов. Конкурентным преимуществом в данном зарплатном диапазоне является опыт работы в качестве офисного служащего, хотя устроиться на эту должность можно и не имея оного. Зарплата начинающих офис-менеджеров в Москве составит 15000-22000 руб., в городе на Неве – 11000-16000 руб., в Екатеринбурге – 8000-13000 руб., в Новосибирске – 7000-12000 руб.

Вход в следующий зарплатный диапазон открыт для кандидатов, досконально изучивших принципы организации снабжения офиса, деловой этикет и делопроизводство. Офис-менеджеры такого уровня должны владеть ПК на уровне уверенного пользователя и уметь работать с оргтехникой. Стаж работы в должности секретаря или офис-менеджера должен составлять не менее года. Помимо указанных навыков соискателям может пригодиться знание 1С и иностранного языка. Офис-менеджеры, обладающие такими характеристиками, могут рассчитывать в Москве на зарплату до 30000 руб., в северной столице – до 23000 руб., в Екатеринбурге – до 20000 руб., в Новосибирске – до 18000 руб.

На более высокую оплату труда могут претендовать соискатели с неполным или законченным высшим образованием, которые, помимо вышеперечисленных требований, имеют опыт работы от 1-2 лет, свободно владеют одним или несколькими иностранными языками и навыками оформления первичной бухгалтерской документации. Максимальная зарплата претендентов, подходящих под это описание, составит для Москвы 60000 руб., для Санкт-Петербурга – 45000 руб., для Екатеринбурга – 35000 руб., для Новосибирска – 30000 руб.

Исследование рынка труда показывает, что чаще всего профессию офис-менеджера выбирают молодые женщины. 92% от общего числа претендентов на эту должность составляют представительницы слабого пола, большинству из которых (78%) еще не исполнилось 30 лет. Более половины офис-менеджеров имеют высшее образование, 40% специалистов прошли специализированные курсы.

Регионы исследования: гг. Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Новосибирск, Ростов-на-Дону, Омск, Самара, Уфа.
Время проведения исследования: август 2008 г.
Единица измерения: российский рубль.
Объект изучения: предложения работодателей и ожидания претендентов на позицию «Офис-менеджер».

Типичный функционал:

— Прием и распределение телефонных звонков / контроль работы секретариата ;
— Прием и обработка входящей/ исходящей корреспонденции;
— Ведение делопроизводства;
— Организация встреч посетителей и гостей;
— Контроль работы курьерской службы, технического персонала;
— Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, организация питания сотрудников;
— Обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования;
— Организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц;
— Организация проведения встреч, совещаний, переговоров;
— Участие в организации корпоративных мероприятий;
— Формирование бюджета расходов на офисные нужды;
— Выполнение поручений руководства;

Дополнительный функционал:
— Ведение кадрового делопроизводства;
— Ведение первичной бухгалтерской документации.

Требования к позиции: тип занятости — полный рабочий день.

Уровень оплаты труда специалиста определяется благосостоянием компании, переченем должностных обязанностей, опытом работы по специальности, уровнем развития профессиональных навыков.

Анализ информации по уровням оплаты труда специалиста:
(без учета бонусов, дополнительных льгот и компенсаций)

Регион Минимальный Максимальный Мода Медиана Нижний квартиль Верхний квартиль Среднее арифметическое Индекс востребованности
(резюме/вакансии)
Москва 15 000 60 000 30 000 27 000 22 000 30 000 28 400 6
Санкт-Петербург 11 000 45 000 20 000 20 000 16 000 23 000 22 150 14
Екатеринбург 8 000 35 000 15 000 15 000 13 000 20 000 17 040 8
Нижний Новгород 6 000 30 000 12 000 12 000 10 000 15 000 14 200 27
Новосибирск 7 000 30 000 15 000 15000 12 000 18 000 15 900 8
Ростов-на-Дону 6 000 30 000 14 000 13 000 10 000 15 000 13 630 16
Омск 6 000 25 000 13 000 12 000 8 000 13 000 12 200 20
Самара 5 000 25 000 10 000 13 000 10 000 15 000 13 600 21
Уфа 6 000 28 000 10 000 12 000 9 000 14 000 13 480 32

Пояснения к таблице »

Исследование массива данных о заработных платах в исследуемых регионах позволяет выделить несколько основных зарплатных диапазонов, каждый из которых характеризуется определенным типичным набором требований и пожеланий к кандидату. Каждый последующий зарплатный диапазон включает в себя требования, сформулированные для предыдущих.

Регион Диапазон I Диапазон II Диапазон III
Москва до 22 000 22 000 — 30 000 свыше 30 000
Санкт-Петербург до 16 000 16 000 — 23 000 свыше 23 000
Екатеринбург до 13 000 13 000 — 20 000 свыше 20 000
Нижний Новгород до 10 000 10 000 — 15 000 свыше 15 000
Новосибирск до 12 000 12 000 — 18 000 свыше 18 000
Ростов-на-Дону до 10 000 10 000 — 15 000 свыше 15 000
Омск до 8 000 8 000 — 13 000 свыше 13 000
Самара до 10 000 10 000 — 15 000 свыше 15 000
Уфа до 9 000 9 000 — 14 000 свыше 14 000

Пояснения к таблице »

Исследование массива данных о заработных платах в исследуемых регионах позволяет выделить несколько основных зарплатных диапазонов, каждый из которых характеризуется определенным типичным набором требований и пожеланий к кандидату. Каждый последующий зарплатный диапазон включает в себя требования, сформулированные для предыдущих.

  • Возрастной диапазон наиболее востребованных рынком труда офис-менеджеров 20-40 лет; офис-менеджеры в возрасте до 30 лет составляют около 78% от общего числа специалистов; в возрасте от 30 до 40 лет – около 15%;
  • 92% офис-менеджеров – женщины;
  • 56% офис-менеджеров владеют английским языком на базовом уровне и на уровне, достаточном для чтения специализированной литературы, на разговорном и на свободном уровнях – около 20%;
  • 52% офис-менеджеров имеют высшее образование, неполное высшее – около 30%, средне-специальное – около 15%;
  • 40% офис-менеджеров прошли специализированные курсы или имеют квалификационные сертификаты;
  • 29% офис-менеджеров имеют водительские права категории «В».

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями

поделиться класс твитнуть

Техническое обеспечение офиса

На сегодняшний день деятельность большинства компаний осуществляется на территории офисных помещений. Для слаженного ведения бизнеса необходимо организовать в офисе соответствующее техническое оснащение.

В свою очередь, техническое оснащение должно отвечать следующим требованиям:

  • соответствие нуждам компании
  • бесперебойное функционирование оборудования и ПО
  • масштабируемость на большую площадь и количество рабочих мест
  • организация информационной и физической безопасности.

Техническое обеспечение офиса включает в себя систему электроснабжения, средства связи и оргтехника, СКС, беспроводные сети, серверное оборудование, системы безопасности и жизнеобеспечения.

ОСОБЕННОСТИ IT-ОСНАЩЕНИЯ ОФИСА

Потребность в обработке и хранении информации возникает у всех компаний, поэтому сегодня в офисе важно организовать качественную IT-инфраструктуру. ИТ-оснащение офиса включает в себя СКС, ВОЛС, беспроводные сети Wi-Fi, телефонную связь и конференцсвязь. Рассмотрим их поподробнее.

Организация СКС

Структурные кабельные системы (СКС) – универсальная инфраструктура, предназначенная для создания в офисе информационного пространства. Её основная задача — передача данных. СКС обеспечивает возможность централизованного управления различными системами и службами и позволяет интегрировать нескольких систем в одну инфраструктуру.

Построение ВОЛС

Волоконно-оптические линии связи тоже создаются с целью передачи информации. Однако система обладает большим объемом и скоростью передачи данных, поэтому используется преимущественно при построении сети на большие расстояния. При этом ВОЛС может быть применена в отраслях, требующих повышенной безопасности.

Сети Wi-Fi

Беспроводные сети Wi-Fi в офисе оптимизируют обмен данными между компьютерами и обеспечивают сотрудников доступом в Интернет в не зависимости от их местонахождения. Система проста в организации локальной инфраструктуры и отличается отсутствием сетевых кабелей. При этом она легка в монтаже.

Телефонная сеть и конференцсвязь

В офисных помещениях могут применяться как одиночные стационарные телефоны, так и мини-АТС. При этом перспективно использовать IP-телефонию, так как данный вид телефонной связи обеспечивает настройку внутренней сети в разноудаленных офисах. Внутри компаний могут применять и мини-АТС, обеспечивающие обмен данными за счет налаживания внешней и внутренней связи.

Зачастую компании имеют несколько офисов, поэтому для проведения совещаний между сотрудниками главного офиса и филиалов может использоваться конференцсвязь. Звуковые конференции осуществляются с помощью конференц-телефона: он дает возможность говорить и слышать одновременно без искажения звука. Для проведения собраний может использоваться и видеоконференцсвязь, обеспечивающая аудиовизуальный контакт.

СИСТЕМЫ БЕЗОПАСНОСТИ В ОФИСНЫХ ПОМЕЩЕНИЯХ

Обеспечение безопасности в офисе – важная задача, с которой успешно справляются такие инфраструктуры, как система контроля доступа, видеонаблюдение, противопожарная система, аудиоповещение.

СКУД для офисов

Система контроля и управления доступом (СКУД) – комплексная система безопасности, предотвращающая несанкционированные проникновения на территорию офиса. При этом СКУД многофункциональная инфраструктура, в функционал которой может входить учет рабочего времени сотрудников и посетителей и ведение базы данных. Она может интегрироваться с другими системами безопасности.

В будущем может приобрести популярность биометрический СКУД, который проводит идентификацию человека по биометрическим параметрам. К примеру, чтобы пройти на охраняемую территорию сотруднику потребуется предъявить считывателю отпечаток пальца, ладони или сетчатку глаз и т.п.

Видеонаблюдение в офисных помещениях

В офисном помещении стоит установить IP-видеонаблюдение: IP-камеры обладают высоким расширением, поэтому могут осуществлять детализированную съемку. Сегодня систему видеонаблюдения можно сделать еще более эффективной, установив функциональное программное обеспечение. К примеру, набирают популярность системы распознания, в функционал которых входит идентификация людей и номерных знаков транспорта, запрашивающих доступ на территорию офиса.

Противопожарная инфраструктура

Законодательство обязывает оборудовать офисы противопожарными системами. В их функционал должно входить оповещение о чрезвычайной ситуации, автоматический запуск системы пожаротушения и удаления дыма и разблокировка запасных выходов. При фиксации специальными сенсорами и датчиками отклонений от нормативных параметров запускается автоматическое пожаротушение.

Система аудиоповещения в офисах

Аудиоповещение в офисах необходимо для оповещения персонала о чрезвычайной ситуации, трансляции разного рода объявлений, рекламы, музыки и развлекательных программ. В случае возникновения ЧП будет воспроизводиться голосовое сообщение о возникшей опасности.

Электроснабжение офиса

Сегодня в офисах преобладает большое количество техники и электрических коммуникаций, поэтому ни одна компания не может обойтись без электромонтажных работ.

Розеточная сеть

Для подключения офисной техники системными интеграторами разрабатывается план электромонтажа розеток, который составляется с учетом специфики помещения. При высоких требованиях к интерьеру офиса розеточная сеть может быть проложена внутри стен, под фальшполами и через фальшпотолоки.

Освещение офиса

При организации светового пространства офисное помещение делят на зоны, для каждой из которых требуются разные источники света: для зоны ресепшн подойдет общий свет, для лестницы потолочные и настенные светильники, для переговорных комнат холодное освещение. В офисном помещении важно оборудовать простое управление освещением, в также тщательно подобрать подходящие осветительные приборы и оборудование.

Комплексный подход

Построение некоторых перечисленных инфраструктур может быть комплексным. При этом их проектирование и реализацию выгоднее доверить одному интегратору, ведь при организации в офисе ИТ-оснащения необходима гарантия качества и возможность дальнейшего обслуживания. Не стоит забывать, что строительство IT-инфрастуктуры – трудоемкий процесс, требующий ответственного и профессионального подхода, поэтому необходимо обращаться к надежным компаниям с опытными и высококвалифицированными специалистами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *